Personvernerklæring

GC Rieber Eiendom konsernet – Leietakere og deres ansatte 

Personvern er viktig for GC Rieber Eiendom konsernet. Vi ønsker at leietakere og deres ansatte skal være sikre på at deres persondata blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte.

Ved inngåelse av leieavtaler med selskaper i GC Rieber Eiendom konsernet, er det GC Rieber Eiendom AS som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke midler som skal benyttes. Tilsvarende gjelder i de leieforholdene hvor GC Rieber Eiendom konsernet har påtatt seg forvaltningen med å leie ut og drifte eiendommer.

Det er vår vurdering at GC Rieber Eiendom AS, org.no: 914 806 828 er å anse som behandlingsansvarlig for personopplysninger som innhentes i forbindelse med disse leieforholdene. Deler av det operasjonelle ansvaret er delegert til GC Rieber Eiendom Drift AS, som GC Rieber Eiendom har inngått databehandleravtale med.

Denne personvernerklæringen har som formål å informere om hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler personopplysningene og hvilke rettigheter den registrerte har overfor oss.

Hvorfor samler GC Rieber Eiendom inn personopplysninger?

I GC Rieber Eiendom samler vi i all hovedsak inn personopplysninger for å kunne oppfylle en avtale, en rettslig forpliktelse eller som følge av en interesseavveining. Dette er beskrevet i General Data Protection Regulation (GDPR) artikkel 6.1 b, 6.1 c og 6.1 f.

Innsamlingen skjer via en leietakerportal, hvor representanter for leietakerne skriver inn personopplysningene som beskrevet under.

Formålet med behandlingen er å motta og behandle personopplysningene for å kunne utstede adgangskort til alle ansatte på bygget, for å bidra til å verne om eiendom og andre eiendeler. For å beskytte samme formål har GC Rieber Eiendom også installert videoovervåking på byggene sine.

Videre tilbyr GC Rieber Pluss AS salg av tjenester. I disse tilfellene vil vi behandle personopplysningene basert på samtykke fra den registrerte. Dette er beskrevet i GDPR artikkel 6.1 a. Når vi behandler personopplysninger basert på samtykke vil vi benytte oss av et samtykkeskjema hvor det blant annet er tydelig beskrevet hva den registrerte gir sitt samtykke til.

Personopplysninger som GC Rieber Eiendom kan behandle:

  • Navn
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Organisasjonsenhet
  • PIN-kode til adgangskort
  • Logning av brukernes adgangskort
  • Film fra overvåkingskamera av uteområder

Hvordan personopplysninger innhentes

GC Rieber Eiendom samler inn personopplysningene via representanter fra leietakerne som skriver inn relevante personopplysninger i GC Rieber Eiendom sin leietakerportal. Videre registreres personer som entrer det overvåkede området.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Personopplysningene blir lagret så lenge de er nødvendig for å oppfylle formålet de er innhentet for eller hvis annen lovgivning setter krav til lenger oppbevaringstid.

Hvordan lagres personopplysninger

Personopplysningene som GC Rieber Eiendom samler inn er lagret innenfor EU og EØS, men kan også overføres til og behandles i et land utenfor EU og EØS. En slik overføring av personopplysninger vil bli utført i samsvar med gjeldende lover.

Hvem har innsyn i personopplysningene?

GC Rieber Eiendom utleverer ikke personinformasjon til utenforstående tredjeparter, med mindre offentlige myndigheter pålegger oss en slik plikt, for eksempel politiet.

GC Rieber Eiendom benytter i enkelte tilfeller underleverandører som behandler personopplysningene på vegne av GC Rieber Eiendom. Det benyttes kun underleverandører som har avgitt garantier for at personopplysningene ikke vil bli behandlet til annet formål enn de er innhentet for og at behandlingen vil være i samsvar med personvernregelverket.

De registrertes rettigheter

Når GC Rieber Eiendom behandler personopplysninger har den registrerte etter det norske personvernregelverket følgende rettigheter overfor oss. Den registrerte kan:

  • Anmode om innsyn i hvilke personopplysninger det behandles om den registrerte og hvilke sikkerhetstiltak det er knyttet til bruken av personopplysningene.
  • Anmode om retting og/eller supplering av personopplysninger som behandles om den registrerte.
  • Anmode om at behandling av personopplysninger om begrenses.
  • Fremme innsigelse mot vår behandling av personopplysninger.
  • Anmode om at personopplysninger om den registrerte slettes. Slik anmodning må etterkommes med mindre vi kan påvise et grunnlag (f.eks. pålegg i lov) om at vi plikter å beholde visse typer personopplysninger om den registrerte.
  • Anmode om at personopplysninger som vi behandler om den registrerte blir overført til en annen behandlingsansvarlig (f.eks. en annen virksomhet).
  • Trekke tilbake samtykket når som helst, og uten å oppgi en begrunnelse, dersom vår behandling av personopplysninger bygger på samtykke fra den registrerte
  • Klage til Datatilsynet dersom den registrerte mener at GC Rieber Eiendom ikke har overholdt den registrertes rettigheter i henhold til personvernregelverket.

Hvordan sikres personopplysninger

GC Rieber Eiendom utfører streng tilgangskontroll, kryptering av sensitiv e-post og logging av tilgang for å sikre et høyt sikkerhetsnivå for personopplysningene.

Hvordan slettes personopplysninger

GC Rieber Eiendom har interne rutiner som sikrer at personopplysninger blir slettet i samsvar med personvernregelverket. Dersom noen mener det er grunnlag for sletting, bes man ta kontakt for å anmode om sletting av personopplysninger.